Avertissement

Cet outil est réservé aux organismes de formation correspondant à l'article R. 254-14 du Décret n° 2016-1125 du 11 août 2016 modifiant les conditions de délivrance et de renouvellement des certificats individuels pour l'application des produits phytopharmaceutiques et aux DRAAF et DAAF.

Information générale

Le présent outil permet à chaque organisme de formation :

• de gérer son dossier d'habilitation au long terme (dépôt initial, modifications, renouvellement, etc),
• de déclarer des sessions, et
• de déclarer son activité annuelle,

auprès de l'autorité compétente.
Il permet également de faire passer des évaluations collectives et des tests individuels aux candidats au certificat.

Recommandations

Il est indispensable de se référer à la législation et à la réglementation en vigueur avant toute utilisation de cet outil. Pour cela vous pouvez accéder aux textes officiels sur www.chlorofil.fr

Questions/Réponses

1 - Organisme de formation, DRAAF, DAAF : je rencontre un problème technique ou j'ai besoin d'explications concernant l'utilisation de l'outil, comment puis-je obtenir de l'aide ?

Si la réponse à votre problème ne se trouve pas dans les points suivants, vous pouvez obtenir de l'aide en envoyant un mèl à l'adresse suivante : support@habilitation-of-phyto.fr
Le support technique tâchera de répondre rapidement à votre demande.

2 - Que faire avant de pouvoir saisir le dossier de demande d'habilitation ?

Le responsable du dossier de demande d'habilitation au siège de l'organisme de formation devra créer un compte de déposant. Cette opération est à réaliser une seule fois et vous permet de créer un identifiant et un mot de passe de connexion, ainsi que de valider votre mèl de contact. Pour cela, sur la page d'accueil du site, veuillez cliquer sur "Créer un compte" et suivre les instructions. Un mèl de vérification de votre adresse mèl de contact vous sera envoyé ; veillez à bien lire et suivre les instructions de ce mèl pour achever la création du compte.

3 - Comment saisir un dossier d'habilitation ?

Vous allez saisir un unique dossier de demande d'habilitation informatisé, dont la structure est similaire à celle de l'Annexe 1 de l'arrêté du 29 août 2016 relatif aux conditions d'habilitation des organismes de formations prévues à l'article R. 254-14 du code rural et de la pêche maritime. L'outil informatique vous permet de visualiser la structure de votre dossier dans la colonne de gauche (pictogrammes et intitulés de formulaires). Les formulaires (libellés et champs de saisie) sont affichés dans la colonne de droite.

Les icônes suivants vous permettent de saisir les formulaires :

      Cliquez sur cet icône pour saisir (pour la première fois ou pour modification) le formulaire correspondant. Il s'affiche dans la colonne de droite. Une fois votre saisie terminée, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Enregistrer" en bas du formulaire.

       Les formulaires "Formateurs ou intervenants" correspondent chacun à une seule personne. Vous devrez donc cliquer sur cet icône pour ajouter chaque formateur ou intervenant à la liste dans les catégories correspondantes. Le formulaire apparaît alors dans la colonne de droite. Une fois le formulaire enregistré, il est visible dans la structure de votre dossier (colonne de gauche) : le nom du formateur est affiché et vous pouvez le modifier ou le supprimer comme un formulaire classique.

       Si vous souhaitez supprimer/vider un formulaire de son contenu vous pouvez cliquer sur cet icône ; une confirmation vous sera demandée pour éviter toute fausse manipulation.

D'autres icônes vous indiquent l'état de votre formulaire :

      Vous avez saisi les informations obligatoires du formulaire.

       En cliquant sur ce pictogramme vous saurez quelles informations sont incorrectes ou manquantes. Pour pouvoir envoyer votre dossier, aucun formulaire ne doit être précédé de ce pictogramme.

Les autres pictogrammes vous permettent simplement d'identifier les formulaires.

4 - Est-ce que je peux remplir mon dossier en plusieurs fois ?

Oui, la saisie de votre dossier peut se faire en plusieurs sessions. À chaque saisie de formulaire, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Enregistrer" situé en bas de celui-ci. Lorsque vous voulez arrêter votre saisie, cliquer sur le bouton "Accueil" en haut à gauche de l'écran, puis sur le bouton "Déconnexion". Lors de votre prochaine connexion, vous retrouverez le dossier tel que vous l'avez laissé précédemment.

5 - Dois-je saisir autant de dossiers de demande d'habilitation que de régions ou de secteurs d'activités désirés ?

Non, le dossier de demande d'habilitation est seul et unique, qu'il soit fait sous forme papier ou informatisé. La structure du dossier informatisé prend en compte de manière claire les régions et les secteurs d'activités par région ; il vous suffit simplement de saisir les formulaires correspondants. Pour résumer, vous ne devrez créer qu'un seul compte de déposant et donc ne saisir qu'un dossier.

6 - J'ai déjà obtenu une habilitation par dossier informatique et je dois effectuer une modification de mon dossier, comment procéder ?

Connectez vous avec vos identifiants. Si vous êtes actuellement habilité et qu'aucune demande n'est actuellement en attente, vous pouvez effectuer une demande de modification de votre dossier en cliquant sur "Faire une nouvelle demande". Vous pouvez alors effectuer vos modifications puis les envoyer (même procédure que pour le dossier initial). Votre demande sera traitée par l'autorité administrative qui se réserve le droit d'accepter ou non vos modifications.

Comment envoyer le dossier ?

Dans la "Saisie et gestion du dossier", un message apparaît au dessus de la colonne de gauche (structure du dossier) : lorsque les obligations de saisie sont toutes remplies, le bouton "Le dossier est valide. Cliquez ici pour l'envoyer" apparaît, sinon un simple message est affiché "Le dossier doit être valide pour pouvoir être envoyé". En suivant les instructions qui suivent, votre dossier est transmis par informatique à l'autorité qui traitera votre dossier ; cependant il est obligatoire d'envoyer par voie postale le bordereau correspondant à la dernière page du dossier. Ce bordereau vous est proposé une fois la transmission du dossier effectuée.

7 - Pourquoi certains formulaires ne sont pas accessibles ?

Certains formulaires ne sont pas accessibles tant que le formulaire dont ils dépendent n'est pas saisi ; par exemple les activités professionnelles "Conseil", "Vente", etc ne sont activées que si le formulaire Région est saisi. Ceci évite de saisir des activités dans une région qui ne vous concerne pas.

Comment déclarer une session de test seul, de formation et test ou de formation seule ?

Les sessions doivent être centralisées et déclarées par le siège de l'organisme de formation. Dès lors que l'habilitation vous a été délivrée, connectez vous avec vos identifiants et, depuis l'accueil, cliquez sur "déclaration d'une session" puis remplissez le formulaire. Veillez à bien remplir tous les champs nécessaires.

Le centre de formation choisi lors de la déclaration sera informé par mèl de la session et recevra les informations nécessaires à la tenue de la session, en fonction de la nature de la session (test seul, formation et test, formation seule).

Suite à cette déclaration, l'autorité administrative en charge de votre dossier, ainsi que la l'autorité administrative de la région concernée par la session seront informées.

8 - Peut-on faire passer les tests QCM sur support papier ?

Seuls les tests informatiques sont désormais possibles.

9 - Je dois faire passer une session de test sur informatique, comment faire ?

Tout comme pour les tests sur support papier, le centre de test recevra un mèl détaillant la procédure. Celle-ci se déroule de la manière suivante (le mèl précise toutes les informations nécessaires) :

• Les copies étant anonymes, il est primordial en amont que le responsable du test tienne à jour les dossiers des candidats en y reportant le numéro de copie unique pour chaque candidat.
• Le responsable du test devra suivre les recommandations générales pour toute épreuve (vérification d'identité, surveillance de l'épreuve, plan de salle, émargement des résultats, etc)
• Le responsable du test devra mettre à disposition un ordinateur pour chaque candidat et ouvrir dans navigateur web la page indiquée dans le mèl,
• Pour chaque ordinateur, il devra identifier la copie unique en entrant le code de session et le numéro de copie.
• Chaque candidat sera placé devant un ordinateur et devra vérifier le choix de certificat, modalité d'obtention, objectif, etc avant de commencer le test.
• Pour chaque question, le candidat devra cocher ou décocher à l'aide de la souris, la ou les proposition(s) qu'il pense être la réponse à la question.
• Lorsque le responsable lui demande ou lorsqu'il pense avoir terminé, le candidat pourra terminer son test en cliquant sur le bouton "j'ai terminé" et valider son choix.
• Depuis un ordinateur réservé au responsable, ce dernier pourra ouvrir un lien unique dans un navigateur, lui permettant de vérifier l'état de la session. Mais également de terminer la session et charger les copies corrigées et le rapport de session.

10 - Le QCM : pour toute erreur constatée

• de forme : erreur de libellé dans l’énoncé/les réponses, non-conformité du nombre de réponses attendues, questions en double… ;
• sur le fond de la question : la question ou les réponses ne seraient pas « justes » d’un point de vue agronomique, règlementaire…
• d’affectation : une question agricole pour les vendeurs…
• toute forme de remarque sur les questions de test.

Vous devez en informer la D(R)AAF dont dépend votre organisme, par l’envoi d’un mail précisant le nom du certificat, les questions concernées, ses remarques et contestations. Vous devez également joindre le PDF de la copie concernée par l'anomalie et le PV de la session.